Jersey: novita’ sul sistema di firma elettronica

La legislazione del Jersey che regolamenta le comunicazioni elettroniche e le questioni correlate sarà aggiornata a breve dalla Legge 202 sulle comunicazioni elettroniche (Electronic Communications – Amendment No.2).

Le modifiche verranno apportate alla luce delle nuove tecnologie, dei cambiamenti nelle pratiche commerciali e degli insegnamenti tratti dal passaggio accelerato al lavoro a distanza a seguito del COVID-19, e includono modifiche che andranno a chiarire la legislazione esistente.

Questi ulteriori emendamenti alla Electronic Communications (Jersey) Law 2000 (la “E-Comms Law“) dovrebbero venire apportati nei prossimi mesi: l’emendamento n. 2 è stato approvato dall’Assemblea degli Stati del Jersey ed è in attesa degli ultimi consueti passaggi per entrare in vigore.

I vantaggi di questi emendamenti interesserano tutti coloro che fanno affidamento sull’esecuzione elettronica dei documenti. Le aziende e altre organizzazioni (in particolare quelle regolamentate) che elaborano documenti in questo modo, o pensano di farlo, dovrebbero prendere in considerazione la formulazione di nuove e aggiornate politiche e procedure di esecuzione/attestazione di documenti per tenere conto delle imminenti modifiche alla legge.

In sintesi, le principali novità riguardano:

Certificazione della firma a distanza

La legge sulle comunicazioni elettroniche attualmente non specifica come attestare elettronicamente la firma di una persona su un documento.

Le modifiche definiranno i modi per soddisfare elettronicamente il requisito (sia che riguardi un atto normativo o altro) per la certificazione di una firma. Questo sarà in aggiunta a qualsiasi altro mezzo legale.

Si applicherà alla certificazione elettronica di firme elettroniche e (in una certa misura) tradizionali.

In base a questa nuova disposizione, tale requisito per la certificazione può essere soddisfatto quando:

  • al momento della firma dell’atto, il firmatario e il testimone sono in grado di vedersi mediante un collegamento audiovisivo; e
  • sia (se il firmatario firma un documento cartaceo o elettronico) : (i) tramite tale collegamento (audiovisivo), il testimone identifica il firmatario e vede il firmatario firmare l’atto; (ii) il firmatario invia copia elettronica dell’atto al testimone; e (iii) il testimone lo firma, attestando la firma del firmatario; o (dove è presente la condivisione dello schermo e dove sia il firmatario che il testimone possono vedere e manipolare lo stesso     documento elettronico): al momento della firma dell’atto: (i) il firmatario e il testimone sono in collegamento anche con un qualsiasi altro mezzo elettronico; (ii) il firmatario e il testimone possono entrambi prendere visione dell’atto; (iii) il firmatario appone la propria firma elettronica su o in relazione al documento; (iv) il testimone lo firma, attestando la firma del firmatario.

Nonostante i requisiti di cui al secondo punto di cui sopra, la nuova disposizione consente a chi ha assistito elettronicamente alla firma, in qualsiasi momento, di rendere per iscritto una dichiarazione attestante il fatto.  Questa disposizione potrebbe essere invocata laddove, ad esempio, il documento pertinente non possa essere  fornito elettronicamente al testimone per l’attestazione.

Potere di apporre la firma elettronica per un’altra persona

La E-Comms Law attualmente non si occupa espressamente del caso di una persona che appone una firma elettronica in nome e per conto di un’altra.

Sarà aggiunto un nuovo articolo alla E-Comms Law, che si applicherà quando una persona è tenuta o autorizzata a firmare un documento. Questo consentirà a una persona di autorizzare un’altra ad apporre la firma elettronica al documento in nome della prima.

Questa disposizione verrà applicata nonostante qualsiasi regola o presunzione relativa alle norme dell’agenzia o della delega.

Modifiche chiarificatrici

Ci sono anche ulteriori modifiche proposte alla legge sulle comunicazioni elettroniche che sono di natura chiarificatrice. Questi includono:

Validita’ delle firme elettroniche in genere

Attualmente, la disposizione della E-Comms Law afferma che ad una firma, un sigillo, un attestato o un atto notarile non devono essere negati effetti giuridici, validità o esecutività solo perché sono in forma elettronica, si trova nella Parte 3 (Requisiti previsti dagli atti normativi) di tale legge.

Questa disposizione sarà spostata nella parte 2 (Principi generali) per chiarire che è di applicazione generale e non si applica solo in circostanze in cui è richiesta per una firma ai sensi di un atto normativo, come implica la sua attuale posizione nella Legge sulle comunicazioni elettroniche.

Nella E-Comms Law così com’è, sono contenuti gli unici riferimenti sostanziali a un sigillo, un’attestazione o un atto notarile; quindi, è importante che sia inserita nel posto giusto.

Record elettronici nella definizione di “comunicazione elettronica”

Come suggerisce il nome, la maggior parte della E–Comms Law si applica alle comunicazioni elettroniche, ma, la definizione di “comunicazione elettronica” verrà ampliata per includere i record elettronici, informazioni che potrebbero non essere comunicate per via elettronica. I record elettronici includono informazioni che possono essere generati, ricevuti o archiviati con mezzi elettronici (e che possono   anche essere, ma non necessariamente, comunicati con tali mezzi).

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